International Affairs Division (IAD)

COLAs Online

C1: Que es COLAs Online?

COLAs Online es un sistema basado en Internet que permite a miembros de la industria registrados aplicar para Certificación/Excepción de Etiqueta/Aprobación de Botella (COLA) en línea. COLAs Online también ofrece a los miembros de la industria la habilidad de verificar el estatus de las aplicaciones sometidas electrónicas de etiqueta.  Hasta el momento, COLAs Online no ofrece la posibilidad de verificar el estatus las aplicaciones sometidas por papel.  El sistema esta accesible 22 horas al día, 7 días a la semana.  Mantenimiento rutino, durante el cual el sistema no estará disponible, es programado diariamente entre las 4 y 6 de la mañana hora Este; programaciones adicionales de mantenimiento al sistema están disponibles en el calendario de mantenimiento al sistema.  Además, COLAs Online sirve como la única base interna de datos para la división de Publicidad, Etiquetas, y Formulación de TTB; sirve para mantener control de documentos relacionados al trabajo, incluyendo aplicaciones de COLAs recibidas electrónicamente o por papel. COLAs Online también mantiene todas las COLAs aprobadas y ofrece al público detalles sobre COLAs, conjuntamente ofrece una versión imprimible de las COLAs aprobadas, cuando disponible.

C2: ¿Cuál es la diferencia entre COLAs Online y el Registro Público de COLA (“Public COLA Registry”)?

COLAs Online (https://www.ttbonline.gov/colasonline/) es la parte autorizada del sistema COLAs Online que requiere el nombre del usuario y su contraseña para someter electrónicamente aplicaciones de etiqueta o búsqueda de aplicaciones de etiqueta sometidas electrónicamente (e- filed).

El Registro Público de COLA (https://www.ttbonline.gov/colasonline/publicSearchColasBasic.do) es el modulo público del sistema COLAs Online que no requiere nombre de usuario ni contraseña y contiene, como requerido por el Acta de Libertad de Información (“Freedom of Information Act,” o FOIA), detalles de COLAs aprobadas, expiradas, entregadas, o revocadas para el avistamiento del público, y también una versión imprimible del COLA si disponible.

C3: ¿Cuáles son las ventajas de enviar un COLA electrónico?

  • Aplicaciones de etiqueta son sometidas instantáneamente, reduciendo el tiempo y costo asociado con someter aplicaciones de etiqueta por correo/por papel.
  • Usuarios reciben una confirmación electrónica inmediatamente después del recibo de su aplicación de etiqueta, y recibe un nombre de identificación único de TTB con propósitos de llevar la cuenta.
  • Usuarios tienen menos rechazos por omisiones de data porque el sistema tiene reglas de negocio (“business rules”) que no permitirá que usuarios sometan aplicaciones que tengan ciertas porciones incorrectas o incompletas.
  • El sistema esta accesible 22 horas al día, 7 días a la semana.  Mantenimiento rutino, durante el cual el sistema no estará disponible, es programado diariamente entre las 4 y 6 de la mañana hora Este; programaciones adicionales de mantenimiento al sistema están disponibles en el calendario de mantenimiento al sistema.
  • Si razones de rechazo son divulgadas durante la revisión inicial de una aplicación sometida electrónicamente (e-aplicación), usuarios son dados la oportunidad de hacer correcciones a la aplicación entre 30 días después de la fecha en que el sistema automáticamente rechaza la aplicación.
  • E-aplicaciones corregidas reciben consideración prioritaria sobre otras aplicaciones sometidas electrónicamente y recibidas ese mismo día.

C4: ¿Reduce COLAs Online el tiempo que toma para recibir aprobación de etiquetas?

El proceso de revisión humana de la aplicación de COLA para cumplimiento con las regulaciones todavía existe; sin embargo, la eliminación del tiempo que toma para mandar aplicaciones por papel y por correo reduce el tiempo significativamente. También, la aplicación en línea tiene validaciones incorporadas para prevenir muchos errores que son hechos en aplicaciones por papel. Otra característica especial de COLAs Online es que se les da la oportunidad a los usuarios son dados la oportunidad de corregir una aplicación de etiqueta, descartando la necesidad para rechazos de una vez y reduciendo el tiempo entero que toma para aprobaciones de COLAs.

C5: ¿Mejora COLAs Online la consistencia de decisiones tomadas sobre las aplicaciones de etiqueta?

La consistencia de decisiones hechas con respeto a aplicaciones de etiquetas solamente puede ser dirigida hasta un cierto punto por un sistema basado en Internet. COLAs Online tiene reglas de negocio que pueden restringir muchas aplicaciones incorrectas o incompletas de ser sometidas al ALFD. Sin embargo, el elemento humano existe parte del proceso de aprobación de etiqueta.

C6: ¿Cómo afecta COLAs Online el servicio al cliente?

Creemos que COLAs Online mejora nuestro nivel de servicio al cliente al proveer miembros de la industria otra opción de enviar aplicaciones de etiqueta, además de proveer varias opciones en como contactarnos.  Por ejemplo, puede mandarlos un correo a alfd@ttb.treas.gov, sobre cuestiones específicas o preguntas generales de etiquetado.  También puede encontrar un listado  de tiempo de proceso para aplicaciones en TTB.gov sin tener que contactarnos directamente.

COLAs Online no reduce la habilidad del miembro de industria para contactar nuestros especialistas de etiquetas o supervisores.  Miembros de la industria o representantes de la industria pueden hacer una cita para reunirse con un especialista de etiquetas o formulas, o con un supervisor, por contactar al ALFD, sin costo adicional al (866) 927-ALFD (2533) o comercialmente, al (202) 453-2250, entre las 8:00 AM y las 4:30 PM hora Este, de Lunes a Viernes (con la excepción de días feriados).  Basados en nuestro objetivo de mejoramiento continuo, agradecemos cualquier comentario cándido, sugerencias, y preocupación.  Esta información nos asiste en mejorar el servicio que proveemos a nuestros clientes.

C7: ¿Es necesario enviar mis COLAs electrónicamente?

No. La sumisión de COLAs electrónicamente es opcional. También aceptamos copias en papel del formulario TTB 5100.31, Aplicación para y Certificación/Exención de Etiqueta/Aprobación de Botella (“Application For and Certification/Exemption of Label/Bottle Approval”).

Registrando y Obteniendo Acceso a COLAs Online

C8: ¿Cómo me registro para usar COLAs Online?

Regístrese electrónicamente:

Puede registrarse electrónicamente al visitar nuestro enlace de Registración de Usuario.

Regístrese por correo:

También puede completar un formulario de registro, TTB F 5013.2, “COLAs Online Access Request.”  Si está enviando su solicitud por correo, requerimos que nos mande el formulario con firmas originales.  Mande los formularios completados a:

Alcohol and Tobacco Tax and Trade Bureau
Advertising, Labeling, and Formulation Division
1310 G St. NW, Box 12
Washington, DC 20005

Nota: Si no tiene autoridad para firmar o poder notarial para firmar documentos de parte de la compañía para la cual está sometiendo aplicaciones de etiqueta, también necesitara completar un formulario de “Power of Attorney,” TTB F 5000.8. Si ya tiene poder notarial, debe someter una copia de este cuando someta su formulario de inscripción.

C9: ¿Qué hago si no puedo descargar el formulario de inscripción para COLAs Online, TTB F 5013.2 de la página de Internet de TTB?

Formularios de inscripción también pueden ser pedidos por llamar ALFD (sin costo adicional) al 1-866-927-ALFD (2533) o al (202) 453-2250, o por correo electrónico: alfd@ttb.gov.

C10: ¿Puedo enviar mi “COLAs Online Access Request” completado por correo electrónico a su oficina?

No. Para que sea legalmente comprometedor, TTB requiere que usted mande el formulario con firmas originales por correo.

C11: ¿Recibiré una confirmación de recibo cuando registre y como puedo verificar el estatus de mi(s) formulario(s) de inscripción para COLAs Online?

No mandamos confirmación de recibo para solicitudes por papel; sin embargo, si aplica por medio de nuestro sistema de registración en línea, después de que su registración se ha completado, recibirá un número de identificación para su solicitud.  Puede verificar el estatus de una solicitud de inscripción pendiente por contactándonos al (202) 453-2250 o por correo electrónico a alfd@ttb.gov. Cuando hayamos terminado de procesar una Solicitud para Acceso a COLAs Online, lo cual toma aproximadamente 20 días desde recibo, le mandaremos un correo electrónico que contiene el nombre de usuario.  Debe utilizar su nombre de usuario y preguntas de seguridad para establecer su contraseña por medio de nuestro Password Change Utility.

C13: ¿Cómo puedo actualizar mi perfil de usuario de COLAs Online con nuevos números de permiso o si cambia otra información?

Usuarios pueden acceder a alguna de la información asociada con su cuenta, incluyendo su contraseña, números telefónicos, números de fax, y correos electrónicos en su cuenta por medio del enlace “My Profile,” el cual está localizado a la mano izquierda de su pantalla dentro de la aplicación COLAs Online.  Si quiere agregar permisos adicionales a su cuenta debe modificar su cuenta de registración de usuario después de acceder al enlace “My Profile.”  También puede pedir acceso a Formulas Online por medio de este proceso.

C14: ¿Puedo utilizar remitentes por parte de terceros (Third Party Filers) para enviar aplicaciones de etiquetas electrónicamente?

Si.  Remitentes por parte de terceros (Third Party Filers) – como asociaciones de comercio, bufetes, y representativos de industria y consultores – pueden someter aplicaciones de etiqueta de su parte. Como el acto de someter una aplicación electrónica se considera equivalente a firmar el formulario COLA, un presentador por tercero debe tener autoridad de firma o poder notarial para cada compañía por la cual desean someter aplicaciones electrónicas. Terceros también deben registrar para utilizar COLAs Online y recibir un nombre de usuario y contraseña.

C15: ¿A quién contacto cuando tenga una pregunta sobre COLAs Online o someter aplicaciones para aprobación de etiqueta?

Preguntas sobre someter etiquetas y aprobación deberían ser dirigidas al Servidor de Clientes de ALFD al 1-866-927-ALFD (2533) o por correo electrónico: alfd@ttb.gov.  Preguntas técnicas y problemas con el sistema de COLAs Online deberían ser dirigidas la Oficina de Ayuda Técnica (Help Desk) de TTB por correo electrónico: TTBHelpDesk@ttb.gov.

Navegador y Otros Requerimientos Técnicos 

C17: ¿Qué navegador web está apoyado por TTB para el uso de COLAs Online?

Puede enviar aplicaciones en el sistema COLAs Online por medio de los siguientes navegadores:

  • Apple Safari (versión 5.1 o más reciente)
  • Google Chrome (versión 21.0 o más reciente)
  • Microsoft Internet Explorer (versión 8 o más reciente)
  • Mozilla Firefox (versión 15.0 o más reciente)

Le recomendamos que utilice Internet Explorer (versión 8 o más reciente) en un sistema operativo de Windows para el mejor rendimiento de su sistema.  Cuando utilice otros navegadores puede darse cuenta que algunas páginas no aparecen igual a como aparecen en Internet Explorer.  Continuamos trabajando en estos problemas estéticos, pero podemos confirmar que COLAs Online funciona apropiadamente en todos los navegadores mencionados anteriormente.

C18: ¿Qué más se requiere para usar COLAs Online?

En orden para recibir notificaciones de estatus sobre aplicaciones sometidas electrónicamente y otras comunicaciones del ALFD, se requiere que el usuario tenga una cuenta de correo electrónico activa. Adicionalmente, un escáner puede ser requerido para someter archivos adjuntos o archivos de imágenes de etiquetas en papel.

C19: ¿Qué hago si olvide mi contraseña de usuario para COLAs Online, o si mi contraseña ha expirado?

Puede reiniciar su contraseña olvidada o expirada por responder correctamente a las preguntas de seguridad en el Password Change Utility.  Sin embargo, después de dos intentos fallidos, su cuenta será bloqueada.  Para desbloquear su cuenta, por favor contacte a TTB.Helpdesk@ttb.gov (o llame al centro de asistencia al 1-888-927-2533, opción 2, entre las 7 de la mañana y 8 de la tarde, lunes a viernes.

C20: ¿Cuándo cierra COLAs Online para mantenimiento de rutina?

El sistema esta accesible 22 horas al día, 7 días a la semana.  Mantenimiento rutino, durante el cual el sistema no estará disponible, es programado diariamente entre las 4 y 6 de la mañana hora Este; programaciones adicionales de mantenimiento al sistema están disponibles en el calendario de mantenimiento al sistema.

Presentación Electrónica de Aplicación y Actualización 

C21: ¿Cuáles son los pasos que debo tomar para someter una aplicación de etiqueta electrónicamente?

Refiérase a “Create an Application” (en inglés) para más información.

C22: ¿Pueden usuarios verificar el estado de sus aplicaciones electrónicas?

Si, puede ver el estado de sus aplicaciones en COLAs Online por medio de la página “Home: My eApplications.”  También puede ver el estado de sus aplicaciones por medio de la página “Search Results: eApplications.”  El sistema también le ofrece la posibilidad de buscar todas las aplicaciones electrónicas que ha sometido e identificar el estado actual, si esta recibida, aprobada, necesita corrección, o rechazada. No puede ver información sobre las aplicaciones de otras compañías o de sus aplicaciones por papel.  Mandamos notificaciones por correo electrónico sobre cambios de estatus para aplicaciones electrónicas al que sometió las aplicaciones.  Si utiliza un remitente por parte de terceros (third party filer) para someter aplicaciones, ese grupo recibirá las notificaciones.

C23: ¿Qué es la diferencia entre los estatus de “Needs Correction” y “Rejected”?

El estatus de “Needs Correction” significa que la revisión inicial de TTB de su aplicación y etiqueta revelo problemas. En vez de rechazar su aplicación de un solo, le damos la oportunidad de corregir los problemas entre 30 días calendarios. Si no hace las correcciones entre ese tiempo o no hace las correcciones requeridas, rechazamos la aplicación, y tendrá que someter otra vez su aplicación. Este procedimiento aplica solamente a aplicaciones sometidas electrónicamente.  Un rechazo no le restringe la habilidad de someter una nueva aplicación con información corregida.

C24: ¿Puedo enviar formulas y aprobaciones de pre-importación electrónicamente?

Si.  Desde Enero 2011, usuarios autorizados pueden enviar formulas y aprobaciones de pre-importación electrónicamente por medio de Formulas Online.  Debe registrarse para utilizar este sistema.

Si es un usuario actual de COLAs Online, debe modificar su cuenta para agregar Formulas Online a su perfil.  Cuando su registración sea confirmada, recibirá el mismo nombre de usuario y contraseña para acceder a ambos sistemas.

Si no es un usuario actual de COLAs Online, necesitara registrarse en http://www.ttbonline.gov.

Visite la página de Formulas Online para conocer más sobre este sistema.

C25: ¿Cómo puedo someter información adicional, como un formula o certificaciones orgánicas, con mi aplicación electrónica para un COLA?

Cualquier información adicional que es sometida debe ser escaneada en un archivo, guardado y cargado utilizando la opción de “upload other attachments” en Paso 3 del proceso de aplicación. Tipos de archivos aceptables incluyen: .doc, .txt, .pdf, .jpeg, y .tif.  Puede adjuntar hasta 10 archivos, pero cada archivo no debe sobrepasar los 750 KB.

Sometiendo Archivos Adjuntos y Viendo Versión Imprimible 

C28: ¿Qué tipo de archivos adjuntos de etiquetas puedo adjuntar al COLA sometido electrónicamente?

COLAs Online aceptara imágenes con extensiones de JPEG (.jpg, .jpeg, .jpe) y formato TIFF (.tif, .tiff) que solamente utilicen el espacio de color (color space) RGB.  Imágenes en el espacio de color CMYK no son aceptables.  Le recomendamos que utilice el formato JPEG.  Si se utilizan imágenes TIFF, no se deberían de guardar con compresión JPG.  Este estándar causa problemas cuando viendo las imágenes asociadas.  Para desempeño óptimo le recomendamos que guarde imágenes TIFF con compresión LZW antes de cargarlas a COLAs Online.  Para mas información, refiérase a Prepare Images for Upload (en inglés).

C29: ¿Qué debo hacer si recibo devuelta mis etiquetas para que sean corregidas porque las dimensiones de imagen que yo proporcioné sesgaron o distorsionaron la versión imprimible de mi aplicación?
 
Cuando ingresa dimensiones de imagen en Paso 3 del proceso de “Create Application,” debe tomar en cuenta cualquier espacio extra guardado en la imagen de la etiqueta que no es parte de la etiqueta misma. Si no hace esto, el COLA imprimible generara una versión distorsionada de las etiquetas sometidas. Por ejemplo, si la etiqueta actual es 3 pulgadas por 4 pulgadas cuando impresa y adherida a una botella, pero el archivo de la imagen de la etiqueta contiene un borde de espacio blanco vacío rodeando la etiqueta, debe indicar que las dimensiones son 4 pulgadas por 5 pulgadas. Para minimizar confusiones, recomendamos que recorte cualquier espacio alrededor de la etiqueta para que no exista espacio vacío entre el archivo de imagen de la etiqueta. De esta forma puede ingresar las dimensiones exactas de la etiqueta impresa en COLAs Online.

C30: ¿Qué hago si los archivos adjuntos de mi imagen no adjuntan apropiadamente?

Después de adjuntar archivos a COLAs Online, debe hacer clic en el enlace para asegurar que el archivo fue adjuntado correctamente. Ocasionalmente, debido a dificultades que ocurren durante el traslado de data de su estación de trabajo hacia el servidor de TTB, archivos de imágenes de etiqueta adjuntados se vuelven corruptos y distorsionados. Cuando esto ocurre, por favor intente guardar el archivo otra vez en su estación de trabajo y después de quitar el primero archivo de imagen, intente adjuntar una vez más. Si sigue teniendo problemas, contacte la División de Publicidad, Etiquetado, y Formulación al 1-866-927-ALFD (2533) o alfd@ttb.gov para obtener más ayuda.

C31: ¿Qué hago si mis imágenes de etiqueta aparecen distorsionadas o decoloradas?

No puede someter imágenes PDF de etiquetas cuando usa COLAs Online. Si es posible, pida que su diseñador gráfico o impresor le proporcione una versión JPEG o TIFF de las etiquetas para utilizar cuando aplique para aprobación de etiqueta en COLAs Online. Si solamente tiene un archivo de PDF, primero debe convertirlo antes de adjuntar el archivo. Para obtener una imagen clara, le sugerimos que convierta los archivos PDF a TIFF y que mantenga la compresión (compression) a menos de 50%. Cuando convierte un archivo de imagen PDF a JPEG, por veces se hace borroso porque JPEG generalmente utiliza una escala gris (gray scale) para color. Cuando convierte un archivo de imagen PDF a JPEG, usuarios deben usar “True Color” (24 bit) en lugar de escala gris para color. Archivos TIFF no utilizan una escala gris para compresión, así que la conversión a TIFF de PDF provee una mejor calidad de imagen. Además, cuando desarrolle su etiqueta en formato JPEG, recomendamos que el ratio de compresión este en mediano (MEDIUM) o al 50% o menos, dependiendo de su programa. Esto asegura una imagen clara en la aplicación de COLAs Online. Cuando guarde una etiqueta en Adobe Acrobat o Photoshop, recomendamos que revise los métodos de compresión mencionados en los archivos de ayuda (help files) del programa. Usuarios de Adobe Acrobat pueden encontrar ayuda sobre compresión por ir a “Help,” seleccionado “Index,” y después seleccionado “Compression Method.” Usuario de Photoshop pueden encontrar ayuda sobre compresión por ir a “Help,” seleccionado “Index,” y después “Compression.” Otros paquetes de programas (i.e. COREL Draw, Microsoft Paint Shop) generalmente deben tener información y ayuda similar sobre compresión. Sugerimos que los revise antes de guardar una imagen de etiqueta.

Page last reviewed: November 7, 2014
Page last updated: December 6, 2016
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